Datenverarbeitungsrichtlinie
1. Datenerhebung/ -verarbeitung und -nutzung
Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein verarbeitet.
Mit dem Beitritt eines Mitgliedes erhebt der Heimat- und Schützenverein Strümp 1865 e.V. folgende Daten:
Datenkategorien:
a) Geschlecht
b) Name
c) Vorname
d) Geburtsdatum
e) Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
f) E-Mailadresse und Telefonnummern (Festnetz- und Mobilrufnummer)
g) Datum des Vereinsbeitritts
h) Kompaniezugehörigkeit
i) Funktion im Verein
j) Bankverbindung
Diese personenbezogenen Daten (Datenkategorie a bis f und i) sind für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Vereinsbetriebes) und werden in dem EDV-System des Vereins verarbeitet und genutzt. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes erforderlich bzw. nützlich sind.
2. Datenübermittlung
Es werden keine der unter der v.g. Nr. 1 genannten Daten an Dritte (Dachverband, Fachverband, Bund der Schützen, etc.) weitergeleitet.
3. Interne Kommunikation / Bekanntgabe innerhalb des Vereins
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse vom Pokalschießen sowie Feierlichkeiten auf geeigneten Wegen den Mitgliedern bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten sowie Bilder veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit grundsätzlich gegenüber dem Vorstand Einwände gegen die Veröffentlichung seiner Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses Mitglied eine weitere interne Veröffentlichung mit Ausnahme von Ergebnissen aus Kulturveranstaltungen. Nur Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert, erhalten eine Mitgliederliste mit den benötigten Mitgliederdaten ausgehändigt. Zur Wahrnehmung der satzungsmäßigen Rechte gewährt der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, Einsicht in das Mitgliederverzeichnis.
4. Externe Kommunikation
Der Verein informiert ggf. die Presse über Ergebnisse des Pokalschießens und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereines und ggfls. sozialen Medien wie Facebook veröffentlicht. Eine Veröffentlichung erfolgt nur im Rahmen der vom Mitglied erteilten Einwilligung. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten erheben bzw. seine erteilte Einwilligung in die externe Veröffentlichung widerrufen. Im Falle eines Einwandes bzw. Widerrufes unterbleiben weitere Veröffentlichungen zu seiner Person. Personenbezogene Daten des widerrufenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereines entfernt. Der Verein ist befugt, Namen und Kontaktangaben seiner Funktionsträger sowohl auf der Homepage des Vereins als auch in der Presse zu veröffentlichen. Die private Adresse des Funktionsträgers darf allerdings nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Funktionsträgers veröffentlicht werden.
5. Löschung bzw. Aufbewahrung der Daten
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien a bis d und g aus der v.g. Nr. 1, gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Die Daten der übrigen Kategorien werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
Die Datenkategorien b-d, h und i werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert, darüber hinaus wird das das Jahr (Jahreszahl) des Eintritts und das Jahr des Austritts (Todestag) archiviert. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Archivierung der Zusammensetzung der Kompanien für die Erstellung einer Vereinschronik zugrunde.
6. Anderweitige Datenverwendung
Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.
7. Mitgliederrechte
Jedem Mitglied stehen unter den in den Artikeln (DSGVO) jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
8. Kontaktdaten des Verantwortlichen für den Datenschutz
Heimat- und Schützenverein Strümp 1865 e.V., Am Strümper Busch 77, 40670 Meerbusch, datenschutzbeauftragter@schuetzenverein-struemp.de